Заробітна плата як об’єкт обліку, аналізу та аудиту

Регламентація бухгалтерського обліку бюджетних установ належить до прямих функцій Державного казначейства України, яке було створено як одне з управлінь Міністерства фінансів України. Так, з-поміж багатьох функцій і завдань Державного казначейства Указом Президента України від 15.01.99 № 173/98 «Про Державне казначейство України» зазначено таке: «Розробка нормативно-методичних документів із питань бухгалтерського обліку, звітності та організації виконання бюджетів усіх рівнів, які є обов'язковими для всіх підприємств, установ і організацій, що використовують бюджетні кошти та кошти державних позабюджетних фондів». По суті декларовано методологічне керівництво Державного казначейства у сфері не тільки бухгалтерського обліку виконання бюджетів, а й бухгалтерського обліку виконання кошторису доходів і видатків. За час існування Державного казначейства було відчутно реформовано бюджетний облік.

- З 2000 року Державне казначейство України відокремилось у самостійне відомство, до функцій якого належать:

- організація та здійснення виконання державного бюджету;

- здійснення керівництва територіальними органами Державного казначейства;

- ведення зведених реєстрів розпорядників коштів державного бюджету України, державних позабюджетних фондів, позабюджетних коштів та рахунків територіальних органів Державного казначейства в установах банків;

- здійснення управління доходами і видатками державного бюджету, виконання операцій з наявними бюджетними коштами, зокрема в іноземній валюті, у межах розпису доходів і видатків державного бюджету;

- здійснення за дорученнями Кабінету Міністрів України і Мінфіну операцій з іншими коштами, що перебувають у розпорядженні Уряду України;

- організація та здійснення прогнозування і касового планування коштів державного бюджету, визначення на основі чинного законодавства розмірів їх поточного використання в межах затверджених на відповідний період видатків;

- доведення до головних розпорядників коштів і територіальних органів Державного казначейства обсягів асигнувань, що виділяються з державного бюджету;

- організація розподілу між державним бюджетом та бюджетами Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя відрахувань від загальнодержавних податків, зборів і обов'язкових платежів за нормативами, затвердженими Верховною Радою України, а також перерахування місцевим бюджетам належних їм коштів від зазначених відрахувань;

- здійснення взаємних розрахунків між державним бюджетом та бюджетами Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя;

- ведення зведеного бухгалтерського обліку руху коштів державного та місцевих бюджетів на рахунках Державного казначейства;

- збирання, зведення та аналіз фінансової звітності про стан виконання місцевих, державного та зведеного бюджетів, подання зазначеної звітності до Верховної Ради України, Уряду України та Мінфіну;

- здійснення разом з Національним банком і Мінфіном управління державним внутрішнім і зовнішнім боргом, а також обслуговування цього боргу відповідно до чинного законодавства;

- регулювання фінансових взаємовідносин між державним бюджетом та державними позабюджетними фондами, організація та здійснення контролю за надходженням, рухом і використанням коштів цих фондів;

- подання до Мінфіну (у разі потреби) пропозицій про скорочення видатків державного бюджету;

- розробка й затвердження нормативно-методичних і інструктивних документів з питань бухгалтерського обліку, звітності та організації виконання бюджетів усіх рівнів;

- розробка проектів законодавчих та інших нормативних актів з питань, що належать до компетенції Державного казначейства;

- організація роботи територіальних органів Державного казначейства, пов'язаної з дотриманням чинного законодавства України з питань виконання державного бюджету, надходження та використання коштів державних позабюджетних фондів;

- організація підвищення кваліфікації працівників органів Державного казначейства відповідно до чинного законодавства;

- проведення ревізії діяльності територіальних органів Державного казначейства;

- установлення зв'язків з міжнародними фінансово-банківськими установами, а також з казначействами інших країн, вивчення досвіду організації їхньої діяльності та підготовка пропозицій про його використання в Україні.

До цього рівня у структурі органів управління бухгалтерським обліком бюджетних установ також належать галузеві міністерства, відомства та управління. Відповідно до складу та характеристики діяльності бюджетних установ зазначений рівень представлений такими органами виконавчої влади до якого відноситься Міністерство праці і соціальної політики

Методологічне керівництво за зазначеним рівнем формалізується у вигляді інструктивних матеріалів, що регламентують основні питання стосовно порядку визначення, нарахування та обліку заробітної плати відповідно до галузі основних категорій працівників, а також питання методики бухгалтерського обліку специфічних галузевих об'єктів тощо. Організаційне керівництво реалізується у процесі суцільного контролю за додержанням правил ведення бухгалтерського обліку та узагальнення облікової інформації у вигляді зведеної бухгалтерської звітності.

Останньою ланкою в системі органів, що визначають методику та методологію бухгалтерського обліку бюджетних установ, є сама установа. Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначено основні положення щодо прав і обов'язків суб'єкта господарювання з ведення обліку. Так, бухгалтерський облік у бюджетних установах і організаціях повинен вестись безперервно від моменту реєстрації і припиняється лише з їх ліквідацією. Внутрішнє управління бухгалтерським обліком та його організацією здійснює керівник організації та головний бухгалтер. Призначення на посаду головного бухгалтера та звільнення з цією посади відбувається за наказом керівника установи.

Бюджетні установи й організації реалізовують свої права щодо регулювання питань бухгалтерського обліку у вигляді:

- самостійного визначення облікової політики в межах нормативної бази;

- вибору організаційної форми та форми облікової реєстрації;

- розробки моделі системи внутрішньогосподарського обліку та контролю діяльності установи чи організації;

- утворення схеми документообігу;

- вибору способу обробки та фіксації інформації на відповідних носіях;

- вибору програмного забезпечення бухгалтерського обліку;

- планування розвитку методики бухгалтерського обліку щодо конкретних умов діяльності установи чи організації.

До об'єктів організації бухгалтерського обліку як виду діяльності в колективному та індивідуальному планах належать:

- структура апарату бухгалтерської служби;

- кількість працівників облікового підрозділу установи, організації;

- система зв'язків між відділами бухгалтерської служби, працівниками - виконавцями окремих функцій стосовно облікового процесу та бухгалтерською службою установи чи організації;

- функціональні обов'язки працівників бухгалтерської служби на чолі з її керівником;

- нормативи часу на виконання окремих облікових операцій;

- ергономічне забезпечення праці обліковців;

- соціальне їх забезпечення;

- мотиваційне забезпечення діяльності обліковців;

- організаційно-правове забезпечення обліку.

Під принципами організації бухгалтерського обліку розумітимемо основні вихідні положення відповідної системи.

Вітчизняні принципи організації бухгалтерського обліку:

- адаптивності;

- безперервності;

- випереджувального відображення;

- всебічності;

- динамічності;

- кооперування;

- паралелізму;

- паралельності;

- пропорційності;

- прямо точності;

- ритмічності;

- системотворчих відношень;

- спеціалізації;

- субординації;

- цілісності;

Як випливає, до системі базових положень організації бухгалтерського обліку належать лише чотири принципи:

- принцип безперервності -- послідовної побудови облікового процесу під час розв'язування конкретних завдань;

- принцип пропорційності -- раціонального співвідношення засобів і предметів праці та безпосередніх її виконавців -- працівників бухгалтерських підрозділів;

- принцип прямоточності -- раціональної організації інформаційних потоків між учасниками облікового процесу;

- принцип ритмічності -- рівномірного надходження вхідних даних і видачі вихідної інформації.

Решта принципів, не менш важливі в організації бухгалтерського обліку. Тому схарактеризуємо кожний із них докладніше:

- Принцип цілісності передбачає розгляд системи бухгалтерського обліку як цілісної системи, істотні ознаки якої не зводяться до властивостей жодної її складової;

- принцип всебічності потребує врахування всіх внутрішніх зв'язків і відношень у системі, усіх факторів, які впливають на її функціонування;

- принцип субординації означає ієрархічну побудову елементів і відносин за наперед чітко визначеними критеріями;

- принцип динамічності встановлює, що всі характеристики системи мають розглядатися не як постійні, а як безперервно змінювані до своєї протилежності;

- принцип випереджувального відображення випливає з наявності проблем, розв'язання яких продиктоване часом, що передбачає прогнозування найбільш вірогідного стану досліджуваної системи в майбутньому;

- принцип системотворчих відносин полягає у визначенні саме тих зв'язків між частинами системи, що забезпечують її цілісність, існування та розвиток;

- принцип адаптивності означає пристосування побудови та функцій бухгалтерського обліку до конкретних умов управління;

- принцип паралелізму передбачає обов'язкову наявність системи бухгалтерського обліку в кожному самостійному господарському підрозділі;

- принцип паралельності вимагає одночасного паралельного виконання облікових процедур стосовно різних за змістом господарських операцій, здійснюваних суб'єктами господарювання;

- і принципи спеціалізації та кооперування, яким традиційно підпорядковується праця виконавців бухгалтерських функцій.

Основними завданнями організації обліку праці та її оплати є: - організація контролю за якістю та кількістю затраченої праці, за виконанням завдань щодо зростання продуктивності праці, за використанням фонду заробітної плати та іншими грошовими коштами, які виділяються для оплати праці працівників підприємства;

- своєчасне і правильне віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань органам соціального страхування на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;

здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з персоналом по заробітній платі та інших виплатах;

- збір інформації та групування показників з оплати праці, необхідних для поточного і наступного планування, контролю, аналізу та оперативного управління виробництвом, для складання фінансової і статистичної звітності.

Виконання цих завдань забезпечується правильно організованим: - обліком особового складу підприємства; - обліком робочого часу;

- обліком виробітку продукції та нарахування заробітної плати;

- суворим дотриманням законодавства про працю; - точним та своєчасним розрахунком з оплати праці.

2.2 Організаційне забезпечення обліку заробітної плати

Організаційне забезпечення обліку включає організацію регламентації облікового процесу та роботи облікового персоналу.

Регламентація бухгалтерського обліку бюджетних установ належить до прямих функцій Державного казначейства України, яке було створено як одне з управлінь Міністерства фінансів України. Так, з-поміж багатьох функцій і завдань Державного казначейства Указом Президента України від 15.01.99 № 173/98 «Про Державне казначейство України» зазначено таке: «Розробка нормативно-методичних документів із питань бухгалтерського обліку, звітності та організації виконання бюджетів усіх рівнів, які є обов'язковими для всіх підприємств, установ і організацій, що використовують бюджетні кошти та кошти державних позабюджетних фондів». По суті декларовано методологічне керівництво Державного казначейства у сфері не тільки бухгалтерського обліку виконання бюджетів, а й бухгалтерського обліку виконання кошторису доходів і видатків.

Під організаційними регламентами розуміють нормативні документи, які регламентують функціонування облікового апарату і здійснення облікового процесу. Найважливішими регламентами для бюджетних установ є: «План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», та «Порядок застосування плану рахунків бюджетних установ» затверджений наказом ДКУ від 10.12.99. і облікова політика.

Під обліковою політикою розуміють сукупність принципів, методів і процедур, що їх використовує підприємство, організація, установа для складання та подання фінансової звітності. У цьому формулюванні, наведеному згідно зі статтею 1 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», немає згадки про організацію бухгалтерського обліку, а отже, і про організаційні заходи. Проте проходження облікової інформації від етапу первинного обліку до підсумкового і остаточне формування якісної достовірної звітної інформації неможливі без визначення кола організаційних заходів щодо системи бухгалтерського обліку.

Правильність такого висновку підтверджує і дослівне тлумачення поняття «облікова політика», що означає послідовну систему завдань і цілей бухгалтерського обліку та засобів їх досягнення. Тому, деталізуючи наведене щойно поняття, визначимо облікову політику як сукупність облікових принципів, методів, процедур та заходів для забезпечення якісного, безперервного проходження інформації від етапу первинного спостереження до узагальнюючого -- складання звітності. Отже, маємо умовний поділ облікової політики на дві частини -- методологічну та організаційну.

До методологічної складової облікової політики слід відносити все те, що стосується і визначає внутрішню структуру процесу бухгалтерського обліку. Вочевидь, ідеться про принципи, методи й процедури. Нагадаємо, що принципи вітчизняного бухгалтерського обліку визначено статтею 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Окреслимо коло цих принципів та розглянемо їхню дієвість у межах облікової системи бюджетних установ.

Первинною складовою облікової політики є принципи, які відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначаються як «базові концепції, які кладуться в основу відображення в обліку і звітності господарської діяльності» суб'єкта господарювання. Задекларована вітчизняна система принципів являє собою поєднання трьох груп фундаментальних уявлень про функціонування бухгалтерського обліку.

Під процедурами бухгалтерського обліку слід розуміти встановлений порядок дій з відбиття та обробки інформаційних потоків про фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання. При цьому йдеться не тільки про фіксування інформації в системі плану рахунків, а й про внутрішній порядок облікового циклу. Нагадаймо, що обліковий цикл складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. Кожний з етапів містить набір певних операцій (процедур). Так, на етапі первинного обліку здійснюється збирання, пошук інформації. Поточний облік характеризується такими процедурами, як класифікація, обробка, часткове узагальнення. І, нарешті, третій етап -- підсумковий -- містить процедури повного узагальнення та зберігання інформації. Окрім того, усі названі етапи, безумовно, вимагають процедури фіксування інформації.

Облікова політика установи є основою внутрішнього регулювання обліку, і щоб вона набула нормативного статусу, її формалізують у вигляді наказу про облікову політику. Загалом він має такий вигляд.

Загальні положення:

- Організаційно-правова форма установи.

- Рівень бюджету, з якого установа отри мує фінансове забезпечення.

- Рівень установи як розпорядника коштів.

- Галузева належність установи.

- Види діяльності установи (основні та додаткові) відповідно до статуту.

- Обсяги діяльності бюджетної установи за видами та джерелами фінансового забезпечення.

- Кількість персоналу, що працює в установі.

Організація бухгалтерського обліку

- Форма організації бухгалтерського обліку.

- Форма організаційної побудови бухгалтерської служби.

- Форма організації структури апарату бухгалтерії.

- Права й обов'язки головного бухгалтера, заступників головного бухгалтера, працівників бухгалтерії (додаток -- посадові інструкції).

- Чинна нормативна база бухгалтерського обліку даної бюджетної установи.

- Форма бухгалтерського обліку (додаток -- примірники форм облікових регістрів).

- Робочий план рахунків (додаток -- таблиця рахунків бухгалтерського обліку, прийнятих до використання з відповідним рівнем аналітичності).

- Облікові номенклатури (додаток -- сформовані за напрямками бухгалтерського обліку облікові номенклатури).

- Форми первинних документів (додаток -- зразки форм, заповнені згідно з вимогами нормативних документів).

- Графік документообігу по даній установі (додаток -- оперограми або документограми, зведені графіки руху документів, сформовані за напрямками бухгалтерського обліку).

- Форми звітності (додаток -- зразки форм бухгалтерської звітності з робочими інструкціями щодо їх заповнення).

- Графік складання та подання звітності (додаток -- графік руху носіїв облікової інформації підсумкового етапу бухгалтерського обліку із зазначенням відповідальних осіб).

- Порядок ведення архіву установи.

- Перелік працівників, які мають право підпису носіїв облікової інформації (додаток -- список осіб із зіставленням зразків їхніх підписів).

- Перелік працівників, які мають право на отримання, зберігання та видачу товарно-матеріальних цінностей (додаток -- список осіб із зіставленням зразків їхніх підписів).

- Перелік осіб, відповідальних за організацію технічного та ергономічного забезпечення облікового процесу.

- План заходів з проведення інвентаризації (додаток -- склад комісії, графік проведення інвентаризації по установі тощо).

- Перелік осіб, відповідальних за інформаційне забезпечення.

- План заходів щодо організації соціального забезпечення бухгалтерської служби.

Методичні основи бухгалтерського обліку.

- Облік доходів загального фонду (подати перелік джерел, за якими отримуються кошти до загального фонду, визначити субрахунки відповідно до джерел надходження, порядок надходження фінансового забезпечення до загального фонду і т. ін.).

- Облік доходів спеціального фонду (зазначати перелік джерел, за якими отримуються кошти до загального фонду, визначити субрахунки відповідно до джерел надходження, порядок надходження фінансового забезпечення до спеціального фонду, порядок утворення фондів за рахунок коштів спеціального фонду і т. ін.).

- Облік грошових коштів на рахунках (визначення грошових рахунків в установах банків і/або органах казначейства із зазначенням їхніх номерів, визначення кількості меморіальних ордерів щодо руху безготівкових грошових потоків і т. ін.).

- Облік касових операцій (порядок обліку готівкових коштів за загальним та спеціальним фондами, особливості ведення касової книги щодо джерел покриття видатків, терміни звітування підзвітних осіб у межах встановлених норм часу та адміністративна відповідальність за порушення цих норм і т. ін.).

- Облік видатків (механізм здійснення видатків, адміністративні та нормативні обмеження, забезпечення реалізації принципу цільового призначення фінансового забезпечення інструментами бухгалтерського обліку, порядок розподілу видатків відповідно до джерел їх покриття і т. ін.).

- Облік розрахунків із заробітної плати (схема посадових окладів, з урахуванням надбавок даної бюджетної установи, порядок і терміни нарахування заробітної плати).

- Облік розрахунків з іншими кредиторами та дебіторами (порядок обліку розрахунків згідно з плановими платежами та їх термінами, порядок проведення тендерів, методика відображення в системі рахунків бухгалтерського обліку операцій із забезпечення проведення тендерних торгів, визначення обмеження на видатки через підзвітних осіб (межі відшкодування видатків на проїзд, наймання житла, побутові послуги, добові і т. ін.), визначення умов звітування осіб і т. ін.).

- Облік необоротних активів (ідентифікація видів необоротних активів щодо вартісного оцінювання, що його застосовує установа в межах, установлених нормативною базою, види оцінок необоротних активів, перелік витрат, що входять до первісної вартості необоротних активів, порядок переоцінювання необоротних активів, порядок обліку витрат на утримання необоротних матеріальних активів, порядок та умови списання необоротних активів і т. ін.).

- Облік запасів (ідентифікація запасів, види оцінок запасів, застосовуваних установою, метод відпуску запасів у використання, виробництво, порядок переоцінювання запасів і т. ін.).

- Облік витрат (перелік і склад статей калькулювання послуг, виготовлення продукції, порядок розподілу прямих і накладних витрат і т. ін.).

- Облік результатів діяльності бюджетної установи (методика визначення результату господарської діяльності установи та її оцінювання і т. ін.).

Наказ про облікову політику установи розробляє та складає її головний бухгалтер, а затверджує керівник до кінця звітного року. Затверджений наказ набуває чинності з 1 січня нового календарного року.

Облікова політика в «Управлінні праці та соціального захисту населення» здійснюється згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 та П(С)БУ і затверджена наказом «Про організацію бухгалтерського обліку» (додаток А) Наказ складається з таких розділів:

- Основні відомості про Управління

- Організація бухгалтерського обліку

- Організація бухгалтерського обліку та складання фінансових звітів

- Основні правила ведення бухгалтерського обліку в Управлінні

- Склад і порядок надання фінансової звітності

- Методологія обліку коштів.

Ведення бухгалтерського обліку в управлінні забезпечує відділ бухгалтерського обліку та фінансування кількістю п'ять чоловік, на чолі з головним бухгалтером.

В управлінні існує «Положення про відділ бухгалтерського обліку та фінансування» (додаток Б) - документ призначений для нормативно правової регламентації діяльності даного структурного підрозділу.

Положення про відділ бухгалтерського обліку та фінансування включає наступні розділи:

- Загальні положення;

- Завдання;

- Функції;

- Права;

- Відповідальність;

- Взаємодії з іншими підрозділами управління.

Положення про відділ бухгалтерського та фінансування розробленно головним бухгалтером.

В управлінні праці та соціального захисту населення розроблені посадові інструкції.

Посадові інструкції - один з най важливіших засобів управління персоналом. Вони виконують організаційну, регламентуючу та регулюючу функцію.

Посадові інструкції дозволяють забезпечити чіткий розподіл прав та обов'язків між співробітниками, взаємозв'язок між іншими підрозділами управління, дати об'єктивну оцінку діяльності робітників.

Посадові інструкції мають такі розділи:

- загальні положення;

- функції;

- посадові обов'язки;

- права;

- відповідальність;

- взаємовідносини.

Розробка посадових інструкцій грає важливу роль в регулюванні діяльності бухгалтерського персоналу, раціональній організації праці бухгалтера.(додаток В).

Головний бухгалтер - посадова особа, яка пов'язана з управлінням трудовими відносинами, діє від імені управління, підписує фінансову звітність, складену від імені управління.

Робота відділу організована з метою визначення прав та обов'язків головного бухгалтера та підлеглих йому спеціалістів - бухгалтерів, побудови бухгалтерської служби в управлінні, її місце в системі управління та взаємодії з іншими підрозділами управління.

Коло обов'язків головного бухгалтера визначенно Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

В управлінні розроблено графік документообігу. Цей графік регламентує рух первинних документів.

Графік складає головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом начальника управління. Він сприяє покращенню роботи всієї облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня механізації та автоматизації облікових робіт.

Відповідальність за виконання графіку документообігу, в тому числі відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачі їх для віддзеркалення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність даних відображених в даних документах несуть особи які створили та підписали ці документи.

Контроль за виконанням графіку документообігу здійснює головний бухгалтер.

В управлінні щорічно перед складанням річного фінансового звіту проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, активів, зобов'язань, товарно-матеріальних цінностей основних засобів. Інвентаризація проводиться з згідно з наказом про проведення річної інвентаризації.

Проект наказу готує начальник управління. В наказі встановленні об'єкти, строки, склад інвентаризаційної комісії, порядок оформлення результатів інвентаризації.

Управління проводить інвентаризацію в наступні терміни:

- основних засобів нематеріальних активів станом на 01.12.2009;

- товарно-матеріальних цінностей станом на 01.12.2009р;

- дебіторської та кредиторської заборгованості станом на 01.12.2009 р.;

- грошових коштів у касі, грошових документів - раптово;

- бланків суворої звітності станом на 01.12.2009 р.

Порядок проведення річної інвентаризації регламентується Інструкцією № 69. Створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. В її склад входять керівники відділів працівники обліку та інші спеціалісти підприємства.

Документи постійного зберігання здаються до архіву Управління, а поточна документація зберігається в шафах на робочих місцях виконавців. Відповідальними за зберігання документації призначаються:

- касові документи - провідного спеціаліста бухгалтера (виконуюча обов'язки касира);

- банківські документи та звіти - заступника начальнику відділу;

- документи про нарахування заробітної плати - головного спеціаліста по обліку заробітної плати;

- інша документація - заступника головного бухгалтера.

Управління має колективний договір який складається метою врегулювання трудових та соціально - економічних відносин, узгодження, інтересів працівників та адміністрації Управління праці та соціального захисту населення Червонозаводської районної в місті Харкові ради, адміністрація в особі начальника Управління з однієї сторони, та профспілковий комітет в особі голови профкому з іншої сторони, уклали колективний договір про свої взаємні зобов'язання.

Договір має наступні розділи:

- загальні положення;

- організація праці та забезпечення продуктивної зайнятості;

- режими праці та відпочинку;

- оплата праці;

- охорона прці;

- гарантії компенсації та пільги;

- соціальний захист та соціальне страхування;

- гарантії діяльності профспілкового комітету;

- заключні положення.

Додатками до колективного договору є:

- Правила внутрішнього розпорядку;

- Положення про преміювання в управлінні;

Також є штатний розклад та програмне забезпечення (детальний розгляд якого наведено в розділі 3 пункт 4)

2.3 Організація роботи персоналу з обліку заробітної плати, кадрове, ергономічне, та соціальне забезпечення обліку заробітної плати

Під організаційною побудовою апарату бухгалтерії розуміють внутрішні логічно-послідовні зв'язки у структурі зазначеного підрозділу установи (організації). Структура бухгалтерії залежить від багатьох факторів, до яких належать:

- характер діяльності;

- обсяги діяльності установи;

- організаційна форма бухгалтерського обліку, що прийнята установою;

- чисельність персоналу установи;

- рівень автоматизації бухгалтерського обліку тощо.

Відповідно до встановлених варіантів сукупності зазначених факторів розрізняють три види організаційних структур:

- лінійну;

- лінійно-штабну;

- комбіновану.

Лінійний тип організаційної структури передбачає пряме підпорядкування працівників бухгалтерської служби її керівникові -- головному бухгалтерові. При цьому апарат бухгалтерської служби поділяється на групи обліку відповідно до основних об'єктів обліку. У разі лінійного типу організаційної структури на наведеній схемі можна також виокремити ланцюжок заступника головного бухгалтера (з питань планово-фінансової діяльності; методології обліку та його організації тощо) зі збереженням повної підпорядкованості головному бухгалтерові. Цей тип організаційної структури характерний для бюджетних установ і організацій з незначним обсягом діяльності та чисельністю працівників апарату бухгалтерії до 15 осіб.

Лінійно-штатна організаційна структура бухгалтерської служби характеризується наявністю проміжних ланок -- секторів, які поєднують у собі групи. Механізм регламентації роботи за зазначеним варіантом описується схемою:

Головний бухгалтер > Керівник сектора > Керівник облікової групи.

Керівники секторів є заступниками головного бухгалтера. Як правило, у межах бухгалтерської служби бюджетних установ формуються розрахунковий грошовий і матеріальний сектори, а в межах кожного з них утворюються відповідні групи. Цей тип організаційної структури характерний для порівняно великих бухгалтерських служб, чисельність працівників яких становить від 25 до 30 осіб.

Комбінований тип організаційної побудови апарату бухгалтерії полягає в поєднанні багатоступінчастих та прямих зв'язків у структурі апарату. Характерним для цього варіанта є значний обсяг роботи бухгалтерської служби з розширенням сфери її повноважень і функцій. Комбінований тип застосовується в міністерствах, відомствах, інших органах центральної виконавчої влади. За таких умов об'єктивно логічною є передача частини прав головного бухгалтера заступникам чи керівникам секторів.

Вибираючи той чи інший тип організаційних структур, потрібно сформувати коло вимог, яким має відповідати побудова апарату бухгалтерії. До загальних вимог належать такі:

- узгодженість та оперативний зв'язок між бухгалтерією та структурними підрозділами і окремими виконавцями;

- оптимальна внутрішня робота бухгалтерської служби в часі і та просторі;

- якісне обслуговування установи (організації) в цілому та керівних структур зокрема.

Формування структурних зв'язків бухгалтерської служби є одним із найважливіших напрямків організації роботи апарату бухгалтерії. Зазначений процес починається з розробки та затвердження системи посад за штатним розкладом. Установлюючи посадовий склад працівників бюджетних установ, керуються штатними нормативами, що діють у відповідній галузі. При цьому остаточне визначення складу будь-якого структурного підрозділу бюджетної установи перебуває у віданні бухгалтерської служби вищої організації, яка й затверджує кошторис доходів та видатків разом із штатним розкладом установи. Кількість штатних одиниць залежить від обсягів діяльності установи та від можливості відповідного бюджету забезпечити заплановані кошторисом її видатки. При цьому в умовах суворого режиму економії бюджетних коштів саме цей фактор відіграє вирішальну роль у визначенні складу штатних одиниць установ і організацій, що отримують асигнування з бюджету. Під впливом зазначених факторів питання формування складу та системи посад зводиться до максимальної їх оптимізації. За цих умов важливого значення набувають питання раціонального поділу обов'язків чи професійного поділу праці, кооперування праці та інших заходів з організації роботи апарату бухгалтерії.

Бюджетні установи як суб'єкти господарювання, що виконують чимало соціальних функцій, за своєю внутрішньою структурою являють собою складний господарський механізм. Реалізація покладених на них завдань можлива за умов постійних зв'язків між ланцюжками чи структурними підрозділами та налагодженої системи управління. Важливу роль у зазначеному механізмі відіграє обліковий процес, який, з одного боку, поєднує в собі складові цього механізму на рівні суцільного збирання інформаційних даних, а з іншого -- у результаті процесу обробки облікової інформації забезпечує керівництво установи (на виході із системи бухгалтерського обліку) інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень. А оскільки здійснення облікового процесу, навіть за умов максимальної його автоматизації, неможливе без праці виконавців облікових функцій -- працівників бухгалтерської служби та окремих уповноважених осіб інших структурних підрозділів, питання організації цієї праці постає як головне.

Зазначимо, що праця виконавців облікових функцій, безумовно, має свої особливості. Насамперед це високий інформативний рівень, локальний характер праці щодо простору, суцільність виконуваних функціональних обов'язків тощо. З огляду на сказане можна виокремити основні принципи, яким має відповідати організація праці у сфері бухгалтерського обліку:

- науковість (використання напрацювань науки і практики щодо організації діяльності даної категорії працівників);

- суцільність (постійні пошуки шляхів удосконалення організації праці);

- комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);

- плановість (проектування комплексу заходів щодо організації праці).

Відповідно до наведених принципів виокремлюють елементи організації праці, чи заходи, що забезпечують їх реалізацію:

- чітке адресне керівництво процесом організації праці;

- професійна спеціалізація праці;

- кооперування праці;

- нормування праці;

- наявність концепції мотивації праці.

Як уже зазначалося, питання організації бухгалтерського обліку перебувають у компетенції головного бухгалтера. В окремих випадках керівник бухгалтерського підрозділу може передавати зазначені функції заступникові. Здійснивши поділ всієї системи організаційних заходів за видами -- організація технології облікового процесу, організація забезпечення облікового процесу, організація роботи апарату бухгалтерії, організація розвитку бухгалтерського обліку, головний бухгалтер може передати окремі повноваження кожному із заступників, зберігши за собою загальне керівництво. У будь-якому з обраних варіантів запорукою реалізації визначеної системи заходів є чітка адресність щодо функцій з їх виконання.

Посадова особа, що несе відповідальність за організацію праці в бухгалтерському підрозділі, має відповідати певним вимогам:

- користуватись авторитетом серед колег;

- мати високий рівень професійної підготовки;

- володіти навичками та знаннями щодо управління персоналом, робочим часовим навантаженням та іншими напрямками організації праці;

- постійно підвищувати професійний рівень і вивчати й застосовувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.

До обов'язків такої посадової особи належать:

- визначення розподілу функцій щодо працівників бухгалтерської служби;

- установлення рівнів кооперування праці;

- аналіз трудового процесу і витрат робочого часу;

- нормування праці працівників бухгалтерської служби;

- оптимізація чисельності персоналу бухгалтерської служби;

- розробка робочих організаційних регламентів (положення про бухгалтерію, сектор, групу; посадових інструкцій);

- вироблення механізму добору кандидатів на працевлаштування;

- розробка концепції мотивації праці;

- організація соціального забезпечення;

- організація ергономічного забезпечення.

Робота бухгалтерської служби починається з її комплектації. Вакансії робочих місць за відповідного обсягу роботи потребують заповнення. Процес приймання на роботу передбачає деталізацію вимог до вакантної посади (рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, сектора, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера) і до кандидатури на її отримання, добір кандидатів.

В управлінні праці та соціального захисту населення форма побудування бухгалтерського відділу - централізована, тобто весь обліковий персонал підпорядкований головному бухгалтеру.

Тип організаційної структури бухгалтерії - простий.

Відділ бухгалтерського обліку та фінансування є структурним підрозділом управління та підконтрольний начальнику управління.

Бухгалтер - це особа яка пов'язана трудовими відносинами з управлінням.

Основними напрямками діяльності головного бухгалтеру є:

- організація і контроль за веденням бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності управління;

- контроль за економним використанням матеріалів та фінансових ресурсів, за збереженням майна управління;

- контроль за цільовим використанням бюджетних коштів.

Бухгалтерський відділ це самостійний структурний підрозділ, який здійснює бухгалтерський облік господарсько-фінансової діяльності управління. Він тісно пов'язаний зі всіма підрозділами управління, отримує від них всю необхідну для обліку документацію, та надає їм економічну інформацію. Тому бухгалтерський відділ виграє найважливішу роль в управлінні установ.

Для забезпечення бухгалтерської служби кваліфікованими кадрами головний бухгалтер чи його заступник має установити зв'язок з профільними навчальними закладами різних рівнів акредитації. Підготовкою майбутніх фахівців до праці в кожній бюджетній установі чи організації стає проведення виробничої практики на її базі.

Професійний поділ праці чи спеціалізація передбачає ідентифікацію конкретних функцій щодо відповідних виконавців. Спеціалізація є засобом поліпшеного виконання роботи стосовно якісних і кількісних характеристик процесу за однакових витрат праці.

Щодо процесу бухгалтерського обліку спеціалізація визначає:

- поділ праці за напрямками обліку;

- поділ праці за видами робіт.

Перший поділ передбачає виокремлення оптимальної кількості напрямків обліку, до яких, як зазначалося, відносять:

- облік доходів загального фонду;

- облік доходів спеціального фонду;

- облік грошових коштів;

- облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;

- облік розрахунків з працівниками, службовцями;

- облік запасів;

- облік необоротних активів тощо.

Зазначені напрямки перетворюються на умовно самостійні складові процесу облікових робіт, які впливають на формування внутрішньої структури бухгалтерської служби, оскільки на основі визначеного кола напрямків обліку формуються групи, сектори, відділи як горизонтальні утворення апарату бухгалтерії.

На практиці сектори є первинними горизонтальними ланцюжками й утвореннями 1-го рівня. У практиці бюджетних бухгалтерій виокремлюють від 2 до 5 секторів (розрахунковий, матеріальний, фінансовий тощо). Групи, сформовані всередині секторів, провадять облік за конкретними напрямками. При цьому одній групі може відповідати один (у разі багатьох і регулярних операцій) чи кілька напрямків.

Поділ праці за видами робіт здійснюється як за горизонтальними рівневими структурами бухгалтерської служби, так і по вертикалі. Згідно із загальною схемою технології облікового процесу, а отже, виділення відповідних операцій, здійснюється поділ бухгалтерської праці всередині елементарних (нижчих) структурних ланцюжків (груп). Зазначений поділ відбувається за кваліфікаційними характеристиками працівників: складність робіт має бути зіставлена з рівнем знань і навичок чи кваліфікаційною категорією працівника. Коли йдеться про поділ видів робіт, потрібно враховувати індивідуальні особливості працівника, рівень його інформативної грамотності тощо. Чітке дотримання адресності виконання відповідних робіт по горизонталі сприятиме подальшому вдосконаленню професійного рівня працівників.

Поділ праці по вертикалі передбачає визначення обсягу та видів робіт для середньої первісної ланки керівної структури (керівників груп, секторів) та вищої ланки (головного бухгалтера, головного економіста, заступників головного бухгалтера). Оскільки рух облікової інформації по вертикалі здійснюється переважно знизу вгору з тенденцією до узагальнення, рівень керівництва визначає рівень узагальнення. Так, керівники груп можуть фіксувати інформацію в меморіальних ордерах на основі даних первинного обліку, попередньо перевірених, прийнятих і оброблених технічними виконавцями -- рахівниками, розрахунковцями, обліковцями та ін. Керівники секторів чи заступники головного бухгалтера готують звітність до соціальних фондів, органів казначейства, податкових органів, вищих структур за відповідними топологічними напрямками. Головний бухгалтер, здійснюючи загальне керівництво, як правило, відповідає за ведення книги «Журнал-Головна» та готує окремі звітні форми.

Згадаймо, що бухгалтерський облік як у часі, так і у просторі має всі характерні особливості процесу, а тому спеціалізація праці потребує її подальшого кооперування. Кооперування полягає у встановленні взаємозв'язків між окремими виконавцями та їх групами, що зайняті виконанням окремих, але пов'язаних між собою процесів. Зауважимо, що чим глибший рівень спеціалізації застосовується в тій чи іншій організаційній структурі, тим ширша сфера кооперування, оскільки більша кількість безпосередніх виконавців потребують логічного взаємопогодження чи об'єднання.

Щодо бухгалтерської праці завдання кооперування полягає в поєднанні трудових зусиль працівників, які виконують облікові функції. При цьому відповідно до виокремлення двох категорій виконавців, зайнятих у обліковому процесі, -- працівників облікової служби та працівників інших структурних підрозділів, які виконують окремі облікові операції, розглядають такі організаційні рівні кооперування праці:

- внутрішній, що полягає у встановленні зв'язків між працівниками бухгалтерської служби та її ланками;

- зовнішній, що передбачає кооперування праці працівників інших структурних підрозділів та апарату бухгалтерії.

З приводу форм кооперування облікової праці зауважимо, що оскільки спеціалізація, чи поділ праці, є первинною серед форм організації праці облікових працівників, може йтися лише про складну кооперацію.

Кооперування праці дає змогу підтримувати в роботі узгодження між індивідуальними і колективними виконавцями облікових функцій, забезпечувати безперервність процесу бухгалтерського обліку, якісність і своєчасність надання відповідної інформаційної бази для прийняття управлінських рішень, а також скорочувати трудові витрати, що, у свою чергу, забезпечує оптимальне використання облікових кадрів.

Для визначення обсягів облікових робіт згідно з чисельністю працюючих в цілому і за секторами, групами використовують систему норм і розрахункових показників. Зазначена система норм базується на трьох методах аналізу трудового процесу і затрат робочого часу.

Експертний метод оцінювання трудомісткості робіт -- експертизу проводить спеціальна комісія у складі висококваліфікованих спеціалістів з бухгалтерського обліку, планування і фінансів.

Дослідно-статистичний метод -- дослідження полягає в порівнянні трудомісткості аналогічних робіт на основі статистичних даних з індивідуальних планів (завдань працівників бухгалтерської служби).

Розрахунково-аналітичний метод -- аналізуються дані щодо використання робочого часу, здобутих безпосереднім вимірюванням чи моментними спостереженнями (фотографія, фотохронометраж, хронометраж)

Розрахункові показники мають забезпечити відшукання оптимальних конкретних значень трудомісткості, чисельності тощо. Чинну систему норм, яку було розроблено в 1970-х роках, можна поділити на три групи:

- норми та показники, використовувані для впровадження поділу праці;

- норми та показники, використовувані для кооперування праці;

- норми та показники визначення чисельності облікового складу персоналу.

Норми поділу праці.

1. Норма обслуговування -- кількість одиниць, об'єктів, що їх обслуговує один працівник (група працівників):

Ноб = 9450 / Нч.о, (3.1)

де 9450 -- місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв;

Нч.о -- норма часу на один об'єкт обслуговування,

Нч.о = Чс.о (еЧп.з.в /100), (3.2)

де Чс.о -- сумарний оперативний час на обслуговування одного об'єкта;

Чп.з.в -- час на підготовчо-заключні роботи, організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби, що визначається як частка (у відсотках) оперативного часу (у типових нормах на зазначені види робіт на особистий час відводиться до 9 % оперативного часу, з них 4,2 % -- на відпочинок).

2. Норма чисельності працівників за підрозділами (визначає оптимальний склад груп бухгалтерського апарату):

Нчис = Дп · Нч.д / 9450, (3.3)

де Дп -- середньомісячна кількість первинних документів;

Нч.д -- норма часу на один первинний документ;

9450 -- місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв.

Зазначений норматив використовується для груп обліку матеріалів, обліку медикаментів і продуктів харчування, необоротних активів тощо.

Норми кооперації праці.

1. Норма співвідношення -- кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працівника іншої кваліфікації. Як правило, на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою (магістр) має припадати не менш як 4--6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою (бакалавр).

3. Норма керованості -- оптимальна кількість працівників з погляду керування ними. Норма керованості встановлюється відповідно для головного бухгалтера, завідуючого сектором, керівника групи. Нормою керованості для головного бухгалтера є кількість завідувачів секторів чи керівників груп за відсутності такої ланки як сектор, для завідувачів секторів -- кількість керівників групи тощо. Кількість підпорядкованих, що визначається як оптимальна, становить від 6 до 10 осіб.

Бюджетні установи відповідно до статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» мають право самостійного вибору форми організації бухгалтерського обліку. Практика діяльності бюджетних установ показує, що в бюджетних установах використовуються форми централізованої чи центральної бухгалтерії. В обох варіантах обліковий апарат бухгалтерії має керівника -- головного бухгалтера.

Головний бухгалтер призначається та звільняється з посади керівником установи (для централізованих бухгалтерій -- керівником управлінь, відділів освіти, культури тощо). У своїй роботі як керівник одного зі структурних підрозділів установи він підпорядковується безпосередньо керівникові цієї установи. Діяльність головного бухгалтера регулюється Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Постановою Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545-ХІІ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства СРСР», Положенням про головних бухгалтерів, затвердженим Постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 р. № 59. На посаду головного бухгалтера рекомендовано приймати особу, що має вищу освіту відповідної спеціалізації та стаж роботи за спеціальністю не менш як 5 років.

Відповідно до зазначених функцій у процесі своєї діяльності головний бухгалтер має забезпечувати:

- своєчасне вироблення та реалізацію облікової політики установи (за всіма її складовими);

- законність, своєчасність і правильність оформлення носіїв облікової інформації;

- повноту обліку коштів загального та спеціального фондів;

- достовірність обліку витрат та видатків, обліку виконання кошторису доходів і видатків установи;

- точність обліку результатів виконання кошторису доходів і видатків установи;

- правильність нарахування відповідних категорій виплат, утримань та нарахувань і своєчасність розрахунків з робітниками і службовцями, стипендіатами, позабюджетними соціальними фондами, з державним бюджетом тощо;

- повноту обліку товарно-матеріальних цінностей та контроль за їх збереженням;

- повноту та своєчасність розрахунків з дебіторами і кредиторами установи;

- здійснення контрольної та аналітичної роботи господарської діяльності установи чи організації;

- повноту, достовірність та своєчасність інформаційної бази облікових даних для прийняття управлінських рішень;

- зберігання носіїв облікової інформації тощо;

- зміцнення фінансової дисципліни.

За широкого спектра функцій і обов'язків головному бухгалтерові надаються права у частині:

- встановлення посадових обов'язків для своїх підлеглих;

- вимог до структурних підрозділів щодо дотримання порядку оформлення операцій і подання їх до бухгалтерії;

- участі в прийомі, призначенні і переміщенні працівників бухгалтерської служби та матеріально відповідальних осіб;

- візування угод на отримання та відпуск товарно-матеріальних цінностей, на виконані роботи, надані послуги, а також наказів про встановлення посадових окладів, надбавок до заробітної плати, преміювання тощо;

- пропозицій до керівництва стосовно раціонального і ефективного використання коштів загального та спеціального фондів державного бюджету;

- перевірки порядку приймання, оприбуткування і витрачання товарно-матеріальних цінностей у структурних підрозділах.

Головний бухгалтер несе відповідальність за неправильне ведення бухгалтерського обліку, що призвело до викривлення звітності; несвоєчасність і неправильність проведення звірок операцій за поточними, реєстраційними та особовими рахунками, а також за розрахунками з дебіторами і кредиторами; оформлення операцій із закупівлі товарно-матеріальних цінностей без проведення тендерних торгів; порушення порядку списання з бухгалтерського балансу нестач, дебіторської заборгованості, інших втрат та товарно-матеріальних цінностей; складання недостовірної бухгалтерської звітності; прийняття до виконання і оформлення документів за операціями, що суперечать установленому порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей; інші порушення положень і інструкцій з бухгалтерського обліку.

Так само, як і керівник установи, головний бухгалтер несе відповідальність за порушення правил і положень, що регламентують фінансово-господарську діяльність, а також за порушення термінів подання бухгалтерської звітності до відповідних органів. А саме дисциплінарну, адміністративну, матеріальну, кримінальну.

Оскільки до функціональних обов'язків головного бухгалтера належить не лише керівництво обліковим процесом в установі, а й керівництво підрозділом -- колективом людей, головний бухгалтер повинен:

- мати широке загальне уявлення про стан справ за межами свого підрозділу, усвідомлювати сутність процесів у суспільстві та робочому колективі і бути здатним гнучко на них реагувати;

- творчо підходити до справи і вміти мотивувати дії власні та персоналу;

- бути схильним і здатним до творчої співпраці на всіх рівнях;

- уміти планувати, виконувати плани, а також аналізувати й оцінювати здобуті результати;

- бути здатним приймати оперативні та зважені рішення;

- готовим до розробки програми розвитку відділу та його персоналу.

Структура та штатна численність працівників управління праці та соціального захисту населення Червонозаводської в м. Харкові ради, в тому числі відділу бухгалтерського обліку та фінансування затверджується головою районної ради.

Штатна чисельність відділу бухгалтерського обліку та фінансування - 5 штатних одиниць - відповідає Нормам часу та чисельності працівників відділів (підрозділів) міських (районних) управлінь парці та соціального захисту населення, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 06.11.08 №508 (див. додаток карта №25, №26)

Згідно карті №26 цих Норм штатна чисельність відділу - 3,2 штатних одиниці при кількості відділів в управлінні 10 та чисельності штатних працівників управління до 75. В зв'язку з тим, що управління є головним розпорядником коштів з питань соціального захисту населення, а відділ бухгалтерського обліку фінансує програми соціального захисту, чисельність відділу доведено до 5 штатних одиниць: