Заробітна плата як об’єкт обліку, аналізу та аудиту

- головний бухгалтер - 1 шт. од.

- заступник головного бухгалтера - 1 шт. од.

- головний спеціаліст - бухгалтер - 1 шт. од.

- провідний спеціаліст - бухгалтер - 1 шт. од.

- спеціаліст - бухгалтер першої категорії 1 шт. од.

Сумісників та суміщення професій у відділі немає.

За освітнім рівнем всі спеціалісти відділу відповідають вимогам Довідника типових професійно - кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затвердженого наказом головного управління державної служби України від 30.11.01 року №94

Якісний склад спеціалістів відділу:

- повна вища освіта - 5 чол., в т.ч. економічна - 5 чол.

- здобули другу вищу освіту та кваліфікацію магістрів державної служби в Українській Академії державного управління при Президентові України - 2 чол.

- підвищили кваліфікацію в Українській Академії державного управління при Президентові України - 2 чол.

За віком спеціалісти відділу розподіляються таким чином:

- до 30 років - 1 чол.

- до 40 років - 4 чол.

За стажем роботи в органах місцевого самоврядування:

- до 5 років - 1 чол.

- до 10 років - 1 чол.

- до 20 років 3 чол.

Згідно Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», спеціалісти відділу бухгалтерського обліку - посадові особи місцевого самоврядування. Призначаються на посади головою районної ради за конкурсом.

Розрахунки і облік заробітної плати виконує головний спеціаліст посадова інструкція якого наведена в додатку Є

В організації праці бухгалтерів як певної категорії працівників установи важливе місце посідає напрямок організації ергономічного та соціального забезпечення.

Ергономіка -- галузь науки, що вивчає поводження людини в її трудовій діяльності (рухи, затрати енергії, продуктивність праці, анатомічні, фізіологічні та психологічні зміни працівника) під впливом зовнішніх факторів. Ергономіка як один із напрямків гігієни праці виникла близько 140 років тому. Однак популярності вона набула в минулому сторіччі, оскільки формула «гарна ергономіка -- гарна економіка» стала очевидною завдяки конкретним цифрам, отриманим у результаті наукових досліджень:

- кваліфіковане, науково грамотне забезпечення ергономічних вимог підвищує продуктивність праці на 100%;

- добре освітлення робочого місця збільшує продуктивність праці на 20 %;

- зниження шуму до гігієнічних норм підвищує продуктивність праці на 40--50%, а продумане застосування музики -- на 12--14%;

- оптимальний колір фарбування приміщень підвищує продуктивність праці на 25% і знижує непродуктивні втрати робочого часу на 32%.

Оскільки праця бухгалтера є різновидом розумової праці, рівень автоматизації якої досить швидко зростає, ергономіку бухгалтера можна визначати як систему зв'язку працівника, зайнятого бухгалтерською працею з технічними засобами і навколишньою атмосферою, яка має на меті підвищення продуктивності праці, забезпечення збереження фізичного та психологічного здоров'я.

Відповідно до умов діяльності працівників бухгалтерії можна виокремити такі об'єкти ергономіки робочого місця бухгалтера:

- офісне приміщення;

- офісні меблі;

- організаційна техніка;

- відпочинок працівників.

Існує низка вимог до офісного приміщення, що диктуються санітарними та ергономічними нормами. Відповідно до них офісна площа на одне робоче місце має бути близько 6 м2, а об'єм -- не менш як 20 м3. Зазначеними нормами передбачено наявність природного і штучного освітлення. При цьому робоче місце потрібно розташовувати так, щоб максимально використовувати природне освітлення -- перед вікном чи ліворуч від вікна. Оптимальним орієнтиром є вікна, що виходять на північ чи північний схід. Рекомендовано використовувати жалюзі чи штори на вікнах для захисту від прямого світла. Світло має бути яскравим (300--500 люкс), але розсіяним. Формуючи схему розміщення засобів штучного освітлення, варто враховувати ступінь їх використання (загального і локального) та рівномірність розподілу зазначених засобів.

Для створення в бухгалтерії комфортних умов праці потрібно привести до відповідних норм показники мікроклімату: температуру, вологість приміщення та вентиляцію. Так, оптимальними температурними показниками є 22--24° С взимку і 23--25° С влітку, при цьому різниця температур рівня підлоги та голови працюючого не повинна перевищувати 3° С. Відносна вологість приміщення має становити 40--60%. Важливою умовою є відсутність протягів (швидкість руху повітря має бути менш як 0,1 м/с). Водночас до приміщення має надходити свіже повітря завдяки природній чи штучній системі його подачі. У приміщенні щоденно має проводитися вологе прибирання.

Важливим моментом є забезпечення відповідного звукового фону. Як відомо, шум спричиняє напруженість, перешкоджає зосередженості, викликає передчасну втому, а отже, знижує працездатність. Звукоізолювання приміщень забезпечується використанням відповідних звукопоглинальних матеріалів під час будівництва приміщень (скловата, повсть тощо), встановленням звукоізолювальних дверей у кабінетах, використанням склопакетів при обладнанні віконних отворів. Не останню роль у створенні емоційного стану працівника відіграє колір приміщення. Адже встановлено, що колір відчутно впливає на людину. Наприклад, такі кольори, як червоний, помаранчевий, жовтий (у насиченому відтінку), збуджують психіку людини, викликаючи розширення зіниць, прискорення пульсу і врешті-решт загальну втому, тоді як блакитний, синій, зелений -- заспокоюють і зменшують втомленість очей. Фахівці з колористики рекомендують використовувати:

- під час розумової роботи, що потребує постійного зосередження чи одноманітних дій, кольори холодних відтінків -- зеленого, синьо-зеленого;

- під час розумової роботи, що періодично потребує інтенсивного розумового навантаження, кольори теплих відтінків.

Загальною рекомендацією щодо вибору насиченості кольорів є найменша їх інтенсивність, оскільки яскраві кольори відволікають від роботи. Стелю традиційно рекомендують фарбувати білим кольором, який створює оптичний ефект збільшення висоти приміщення, а підлогу -- нейтральним сірим чи червонувато-жовтогарячим. Кімнати, зорієнтовані на північ, слід фарбувати в теплі кольори, а на південь -- у холодні. Зауважимо, що добором кольорів у приміщенні можна змінити його пропорції. Так, жовтий, сірий, блакитний і зелені кольори створюють враження віддаленості простору, а жовтий, червоний, коричневий, фіолетовий -- його наближення.

Досягнення оптимальної кольорової гами вельми важливе для повноцінного функціонування ока, яке безпосередньо взаємозв'язане з діяльністю нервової системи.

Важливе значення має оформлення приміщень, зокрема оснащення їх офісними меблями. Насамперед ідеться про стіл і стілець. Адже специфіка роботи працівника бухгалтерії потребує переважно сидячого його положення упродовж робочого дня. Тому якщо ці знаряддя праці бухгалтера незручні, йому загрожують сутулість, деформація хребта, травми міжхребтових дисків; передавлювання судин призводить до перевантаження серця; постійне напруження зору викликає його погіршення. Статистика свідчить, що проблеми зі здоров'ям у працівників, які виконують роботу сидячи, мають загальний характер. Сучасна ергономіка виробила низку вимог до зазначених складових офісного умеблювання.

Основний параметр, що впливає на зручність роботи, -- висота столу. Оптимальне її значення -- 72,5 см. Найкращим варіантом є стіл з функцією можливого регулювання. Стіл також повинен мати достатній внутрішній об'єм. Для цього ширина його має бути не менш ніж 70 см, а висота простору під столом -- не менш ніж 60 см. Щоб забезпечувалася стійкість столу, він має бути важким. Площа столу безпосередньо пов'язана з поняттям робочого простору. Середня зона охоплення рук людини становить 35--45 см. Близькій зоні відповідає область, яку може охопити рука з притуленим до тулуба ліктем, далекій зоні -- область випрямленої руки.

Стілець чи крісло повинні забезпечувати фізіологічно раціональну позу. Такій вимозі відповідають стільці чи крісла, що мають підлокітники, здатні обертатися та мають регулятор висоти, кута нахилу спинки й відстані спинки від краю сидіння.

Конкретні параметри визначаються так:

- розмір сидіння -- не менш як 40 - 40 см;

- кут нахилу -- від 15 до 5° (назад);

- висота сидіння -- 40--55 см;

- довжина підлокітників -- не менш як 25 см;

- ширина підлокітників -- 5--7 см;

- висота підлокітників до сидіння -- 22--28 см,

- відстань між підлокітниками -- 50 см.

Важливим є добір крісла чи стільця відповідно до маси користувача.

Науково-технічний прогрес змінив працю людини, зокрема й бухгалтера. Сьогодні в кабінетах бухгалтерії міститься багато ксерокопіювальної, телефаксної, телефонної, комп'ютерної техніки, що також є об'єктом ергономіки. Установлюючи комп'ютерну техніку, основні вимоги висувають до монітора, клавіатури та «миші».

Монітор має розташовуватися на столі так, щоб зображення було чітким, без світлових плям. Щоб запобігти перевтомі шийного відділу працівника монітор завжди розміщують нижче від рівня очей, причому рекомендований кут огляду монітора становить від 0 до 60є. Відстань до монітора залежить від його діагоналі. Так, для моніторів з діагоналлю екрана 14--15 дюймів ця відстань має бути не менш як 80 см; 17 дюймів -- від 1 до 1,5 м. Щоб досягти найбільшої безпеки роботи, потрібно стосовно висоти монітора користуватися стандартами безпеки ТСО 92, ТСО 95, ТСО 99.

Клавіатура має бути зручною, а тому, по змозі, не прямою за формою каркаса. Найбільш ергономічною сьогодні є багаторівнева модель з клавішами, розверненими від користувача. Клавіатура має розташовуватися на відстані 10--15 см від краю поверхні столу. Глибина постановки клавіатури має забезпечувати паралельне столу розміщення ліктів, а отже, прямий кут передпліччя зі столом. «Миша» добирається під розмір долоні.

Щоб запобігти перевантаженню робочої зони працівника, іншу організаційну техніку розташовують, як правило, на окремих столах.

Важливим об'єктом ергономічних досліджень є відпочинок працівників упродовж робочого дня. При цьому варто розрізняти поточний відпочинок і перерву робочого дня. Поточний відпочинок переважно проходить за робочим місцем. З огляду на особливості праці працівників бухгалтерії рекомендується комбінувати комплекси фізичних вправ (які виконують не підводячись із місця) для очей і шиї з легкими фізичними вправами для інших частин тіла.

Гімнастика для очей:

1. Сидячи на стільці, заплющити очі, розслабити м'язи обличчя, відкинутись на спинку стільця, опустити руки (10--15 с).

2. Із заплющеними очима легко масажувати надбрівні дуги та нижню частину області зіниць в напрямку від носа до виска (20--30 с). Після цього посидіти із заплющеними очима ще 10--15 с.

3. Розплющити очі й подивитись удалечінь перед собою (2--3 с). Перевести погляд на кінчик носа (3--5 с). Повторити 6--8 разів.

Міні-вправа для м'язів тіла

Прийняти позу кучера: голову нахилити до грудей, руки скласти на колінах, очі заплющити. Розслабитись і залишатись у такому положенні кілька хвилин. На думку японських учених, ця вправа відновлює працездатність на гірше за денний сон.

Для проведення перерви робочого дня доцільно відвести окреме приміщення. Його інтер'єр має бути заспокійливим, рекомендується розміщення квітів та картин, використання функціональної музики тощо.

Бухгалтерська праця передусім є колективною, і щоб забезпечити оптимальні умови роботи групи людей, потрібно створити відповідний соціальний мікроклімат -- атмосферу взаємоповаги, свідомого підпорядкування поведінки кожного відповідним суспільним моральним нормам, готовності до співпраці на всіх рівнях. Основну роль у забезпеченні такого мікроклімату відіграє головний бухгалтер. Він має створити в колективі атмосферу відкритості, здорової критики, доброзичливості, творчого зростання. Щоб досягти цього, керівник повинен у всьому бути прикладом для підлеглих, чітко виконувати покладені на нього функції, суворо дотримати принципу субординації, правових і моральних норм поведінки.

Керівник бухгалтерської служби має розробляти й удосконалювати систему мотиваційних заходів, спрямованих на встановлення психологічної рівноваги в колективі та морального задоволення результатами праці.

Формування мотиваційного середовища бухгалтерської служби передбачає:

1. Надання головному бухгалтерові реальної можливості формувати й використовувати систему стимулів і заохочень щодо його підлеглих. Важливим є також спонукання до пошуку оптимальних моделей діяльності самого головного бухгалтера з боку керівництва установи, організації, підприємства.

2. Урівноваження колективних та індивідуальних мотиваційних чинників. Цінним підготовчим заходом до цього може стати розробка об'єктивної методики та критеріїв оцінювання роботи та особистого внеску кожного працівника бухгалтерської служби.

3. Використання керівником бухгалтерської служби установи, організації, підприємства всіх важелів економічного, організаційного та морально-психологічного впливу на своїх підлеглих. При цьому рекомендується поряд з прямими матеріальними заходами вдаватись і до непрямих, як-от надання можливості безкоштовно здобути вищу освіту, другу спеціальність чи необхідні для виконання професійних обов'язків додаткові знання. Крім того, працівники бухгалтерії як члени однієї з груп управління мають відчувати свій колективний та індивідуальний внесок у спільну справу. Цьому, безумовно, сприятиме їх якнайактивніше залучення до підготовки остаточної управлінської інформації, наприклад до виконання аналітичних робіт за відповідними напрямами.

4. Якомога ширше застосування матеріального стимулювання керівників бухгалтерських служб, у формі позик, премій, грошових винагород тощо.

Зауважимо, що важливим елементом культури праці є спеціальний одяг користувачів комп'ютерної техніки. Рекомендовано до використання одяг з натуральних тканин, щоб запобігти виникненню під час роботи на ПК статичної напруги. Не бажаний дуже світлий і блискучий одяг, оскільки він викликає ефект віддзеркалювання, що заважає розрізняти знаки на екрані монітора. Форма, крій і колір одягу мають увиразнювати його ділове призначення. Розробляючи заходи з налагодження соціального мікроклімату, варто зважати на те, що більшість працівників бухгалтерської служби -- жінки. Отже, потрібна відповідна організація соціального забезпечення загалом і обслуговування (благоустрій, харчування, санітарія та гігієна тощо) зокрема.

Поєднанням усіх зазначених заходів досягається найвищий організаційний, або синергетичний ефект.

В управлінні праці та соціального захисту населення були виявленні такі умови праці:

- відділ розташовано на четвертому поверсі в двох приміщеннях загальною площею 30 м2.

- робітники проводять на робочому місці 8 годин на добу

- робоче місце обладнане всім необхідним для роботи: комп'ютером, столом та стільцем. На столі розташований монітор комп'ютера, клавіатура розташована під столом.

Площі столу достатньо для виконання бухгалтером своїх обов'язків.

- В приміщенні бухгалтерії штучне та природне освітлення. Приміщення обладнане лампами денного світла потужністю 60 Вт, що є в межах норми.

- Люди працюють в оптимальних умовах мікроклімату, але приміщення потребує капітального ремонту

- температура повітря в холодний період року 18-20 С, в теплий 20-24 С, приміщення, обладнане кондиціонером

- вологість повітря 60 - 40 %

- швидкість руху повітря - не більш ніж 0,1-0,3 м/c.

Персонал з охорони праці складається з двох чоловік. Які проводять вступний інструктаж з охорони праці при прийомі на роботу. Поточні інструктажі проводяться безпосередньо у відділі головним бухгалтером. Спеціалістом з охорони праці розробленні інструкції для кожного відділу. Один раз на рік працівники відділу проходять медичний огляд.

Стан соціального, морального, психологічного мікроклімату в колективі задовільний, відносини між співробітниками дружні, налагоджена взаємозамінність. Істотним недоліком в управлінні є погано налагоджені соціальні умови праці: немає власної столової.

ВИСНОВКИ ДО РОЗДІЛУ 2

Організація обліку установи передбачає різні об'єкти, а саме:

- структура апарату бухгалтерської служби;

- кількість працівників облікового підрозділу установи, організації;

- система зв'язків між відділами бухгалтерської служби, працівниками - виконавцями окремих функцій стосовно облікового процесу та бухгалтерською службою установи чи організації;

- функціональні обов'язки працівників бухгалтерської служби на чолі з її керівником;

- нормативи часу на виконання окремих облікових операцій;

- ергономічне забезпечення праці обліковців;

- соціальне їх забезпечення;

- мотиваційне забезпечення діяльності обліковців;

- організаційно-правове забезпечення обліку.

Бюджетні установи організують бухгалтерський облік згідно регламентацій державного казначейства, яке здійснює методологічне керівництво бухгалтерським обліком виконання бюджетів, а й виконання кошторисів і видатків. Крім цього, слід мати на увазі, що бюджетні установи підпорядковані різним міністерствам, які також здійснюють певне керівництво бухгалтерським обліком та узагальненням облікової інформації, останньою ланкою є сама установа яка реалізує свої права щодо регулювання питань бухгалтерського обліку у вигляді:

- самостійного визначення облікової політики в межах нормативної бази;

- вибору організаційної форми та форми облікової реєстрації;

- розробки моделі системи внутрішньогосподарського обліку та контролю діяльності установи чи організації;

- утворення схеми документообігу;

- вибору способу обробки та фіксації інформації на відповідних носіях;

- вибору програмного забезпечення бухгалтерського обліку;

- планування розвитку методики бухгалтерського обліку щодо конкретних умов діяльності установи чи організації.

Таким чином в порівнянні з підприємствами бюджетні установи більш зарегламентовані, але мають певні внутрішні регламенти. Так в УПСЗН такими регламентами є:НаказПро організацію бухгалтерського обліку в 2010р.; Положення про відділ бухгалтерського обліку та фінансування; посадова інструкція головного спеціаліста - бухгалтера.

Чисельність працівників бухгалтерії п'ять штатних одиниць, яка є достатньою для виконання зобов'язань що виконує установа (надання грошової допомоги населенню) і контролю за виконанням кошторису на проведення діяльності, де висока питома вага виплат на оплату праці. Відповідальним за цю линку бухгалтерської роботи є заступник головного бухгалтера. Розгляд його посадової інструкції показав, що там передбачені всі функції, які він повинен виконувати. При їх виконанні він взаємодіє з відділом кадрів керівником установи, а підпорядкований безпосередньо головного бухгалтеру. Бухгалтерія установи забезпечена технічними засобами, інструкціями, робочими місцями. Надається увага підвищенню кваліфікації та навчанню.

Весь процес бухгалтерського обліку заробітної плати поділяється на три етапи: первинного, поточного та підсумкового обліку. Оскільки облікові інформаційні потоки проходять усі зазначені етапи, потрібно ідентифікувати облікові номенклатури для кожного з етапів. При цьому, щоб досягти повноти, а також конкретизувати адресність та призначення облікової інформації, варто окремо деталізувати кожний етап.



Розділ 3. СТАН ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

3.1 Організація первинного обліку заробітної плати

Першим у процесі бухгалтерського обліку є етап первинного обліку, що характеризується такою сукупністю операцій:

- виявлення інформаційних даних стосовно об'єктів обліку;

- вимірювання на базі системи показників, застосовуваних у бухгалтерському обліку (грошові, натуральні, трудові);

- фіксування інформації у відповідних носіях облікових даних -- документах.

Праця, заробітна плата, та розрахунки з їх приводу з робітниками та службовцями є одним з найважливіших об'єктів обліку бюджетних установ. На користь цього свідчить і питома вага коду економічної класифікації видатків 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ» в загальній структурі видатків установ і організацій -- від 60 до 80 відсотків. Вочевидь, організація обліку за зазначеним напрямом є важливим завданням щодо кожної бюджетної установи і організації. Організація обліку праці, заробітної плати та має забезпечити:

- точність, достовірність надходження інформації щодо працівників;

- безперервність інформаційних потоків між структурними підрозділами і бухгалтерією установи щодо праці;

- своєчасність обробки первинних документів з обліку праці і виробітку;

- повноту облікової реєстрації;

- своєчасність нарахувань і виплат заробітної плати та стипендій.

Перелічені завдання вирішуються в розрізі таких номенклатур первинного обліку:

- особового складу працівників;

- виробітку;

- нарахування заробітної плати;

- утримання із заробітної плати.

Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:

- вибір і групування форм носіїв облікової інформації;

- організацію носіїв облікової інформації;

- складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.

Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів.

З метою організації обліку заробітної плати для УПСЗН і вибору носіїв інформації доцільно використати таблицю (3.1). Також установа може скласти табель форм первинних документів і альбом документів: табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб'єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів.

Таблиця 3.1

Перелік облікових номенклатур з обліку заробітної плати для УПСЗН

Характеристика необхідних даних	Для чого використовується	Вимірники	В яких документах зустрічається вперше
		натуральні	вартісний
I Нарахування 1) Нарахування заробітної плати - Підрозділ - П.І.Б. - категорії нарахувань - суми	Для обліку зобов'язань установи та витрат кошторису	+	+	Штатний розклад, табель, особистий рахунок
2) Нарахування допомоги в зв'язку з непрацездатністю - П.І.Б - кількість днів - сума	Для обліку зобов'язань			Табель, особистий рахунок
3) Нарахування оплати відпусток - П.І.Б. - кількість днів - сума	Для обліку зобов'язань	- + -	- - +	Табель, особистий рахунок
II Утримання 1) Внески до фондів	Для обліку забов'язань перед фондами, та складання звітності		+
2) Податок з доходу	Для обліку зобов'язань перед фондами, та складання звітності		+
III Виплата заробітної плати - П.І.Б. - сума	Для обліку розрахунків з погашення зобов'язань	--	- +	Платіжна відомість

Табель форм -- це таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються такі відомості:

- найменування форми;

- код форми;

- яким нормативним документом введена;

- періодичність складання;

- особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації;

- адресність погодження носія інформації (у разі потреби);

- порядок підписання;

- порядок затвердження;

- проставляння печатки;

- місце зберігання;

- строки зберігання.

Табель форм носіїв інформації є, по суті, довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.

Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб'єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є, по суті, додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:

- титульну сторінку;

- перелік носіїв інформації; зразки носіїв інформації;

- вказівки щодо їх заповнення.

Законодавча і нормативна база, що регулює організацію розрахунків заробітної плати розглянута у пункті 1.2, а методика обліку заробітної плати пункт 2.2.

Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел забезпечення бухгалтерського обліку заробітної плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид обліку перебуває у компетенції відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікаційної системи обліку особового складу. Отже, варто говорити про організацію обліку особового складу працівників установи чи організації як складову організації бухгалтерського обліку заробітної плати.

До носіїв обліку особового складу працівників, які виступають носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку, відносять:

- наказ про прийом на роботу ф. П-1;

- наказ про переведення на іншу роботу (ф. П-5);

- наказ про переведення на іншу посаду (форма вільна);

- наказ про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8).

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і перепусткою у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми.

Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку ф. П-2 «Особова картка» і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (ф. П-5) застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) завізовує начальник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.

Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим органом. Підписується керівником структурного підрозділу та керівником організації чи установи. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Перелічені носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.

Іншим першоджерелом бухгалтерського обліку заробітної плати та розрахунків щодо неї є облік виробітку працівників. Зазначений вид обліку має забезпечувати облікову підсистему інформацією про кількість відпрацьованих одиниць роботи (днів, годин, об'єктів тощо) щодо кожного з працівників.

Організація обліку виробітку працівників передбачає:

- визначення нормативної бази;

- організацію обліку виробітку у структурних підрозділах;

- організацію носіїв інформації щодо обліку виробітку.

Основним нормативним документом щодо обліку виробітку працівників є Наказ Міністерства статистики від 09.10.95 № 283. Відповідно до даного нормативного акта функції по здійсненню обліку використання робочого часу та розрахунку покладено на уповноважених на це посадових осіб структурних підрозділів установи. Зазначена посадова особа має бути проінструктована щодо порядку ведення табельного обліку. Перш за все, до її відома доводяться нормативи тривалості робочого часу, які відповідно до ст. 50 Кодексу законів про працю в Україні встановлено в межах робочого тижня, тривалість якого має не перевищувати 40 год.

Відповідно до Правил внутрішнього розпорядку в управлінні праці та соціального захисту населення тривалість робочого часу - 40 годин на тиждень.

Початок робочого дня - 9:00 кінець 18:00

Перерва - 13:00-13:45

У п'ятницю тривалість робочого дня з 9:00 до 16:45

На передодні свят тривалість робочого дня знижується на 1 годину.

Другим пунктом в інструктажі посадової особи має бути вказівка з ведення табельного обліку.

Основним реєстром і документом обліку виробітку та використання робочого часу щодо бюджетних установ є табель використання робочого часу ф. П-14, який являє собою спеціальний іменний список працівників підрозділу установи чи організації, призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номера посади за днями місяця.

Табель відкривається за 2--3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. Табель заповнюється в частині іменного списку працюючих в порядку табельних номерів, категорій працюючих чи алфавітному порядку.

Щодо оплати праці окремих категорій працівників бюджетних установ (працівників молочних кухонь, зубопротезних відділень, робітників ремонтних груп та ін.) застосовується механізм відрядної форми. В цьому разі основним документом з обліку виробітку виступає наряд на відрядну роботу (ф. П-40, яка оформлюється бухгалтерією відповідно до виду праці (колективна чи одноосібна), видів робіт (протезування, ремонт приміщень тощо), кількості часу (зміна, кілька днів, місяць), видів об'єктів (одного пацієнта, один ремонтний об'єкт, одну особу, що обслуговується, тощо).

Організація нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу має здійснюватися відповідно до графіка руху носіїв первинної інформації -- табелів, нарядів тощо. В установлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора, групи розрахунків із заробітної плати приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати. При відпрацюванні раціонального механізму нагромадження інформації щодо виробітку важливим напрямком виступає організація роботи тарифікаційної комісії. Нагадаємо, що розмір ставок заробітної плати (посадових окладів), а також надбавок до них в окремих галузях бюджетної сфери (охорони здоров'я, освіти, культури) визначається за результатами щорічної тарифікації. Тарифікація проводиться постійно діючою комісією, що утворюється наказом керівника установи, до складу якої входять:

- керівник установи або його заступник (голова комісії);

- головний бухгалтер;

- інспектор відділу кадрів;

- начальник планово-економічного відділу;

- представник профспілкової організації;

- інші посадові особи.

Керуючись штатним розписом, який затверджується щорічно а також інформацію про вислугу років та ранг окремих співробітників розраховується їх заробітна плата. Всі утримання проводяться згідно законодавства (дивись розділ 1 пункт 2). Після чого має місце поточний облік.



3.2 Організація поточного обліку заробітної плати

Поточного обліку -- складається з таких операцій:

- реєстрації інформації, здобутої в результаті первинного обліку, у системі рахунків бухгалтерського обліку;

- реєстрації інформації в носіях інформації даного етапу обліку -- облікових реєстрах;

- групування та перегрупування показників інформаційних даних.

Приступаючи до нарахування заробітної плати, бухгалтер ретельно вивчає вищевказані документи для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, фіксуючи інформацію у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях; розрахункових відомостях). Відповідно до трьох варіантів розрахунків із робітниками і службовцями з приводу заробітної плати виділяють такі варіанти здійснення нарахувань:

- за допомогою особових рахунків і розрахунково-платіжних відомостей;

- за допомогою розрахункових відомостей;

- за допомогою розрахунку заробітної плати.

Особовий рахунок (форми П-54, П-54а) використовується для акумуляції інформації про заробітну плату кожного працівника установи. На підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і вищевказаних документів на різні види виплат дані щодо кожного працівника фіксуються щомісячно в його особовому рахунку. Окрім зазначеної інформації в особовому рахунку здійснюється фіксація утримань, відрахувань та внесків із заробітної плати. В особовому рахунку також відмічається сума заборгованості працівників установи. Основні реквізити особового рахунка такі:

- ідентифікаційний код працівника;

- категорія персоналу;

- назва структурного підрозділу;

- сімейний стан;

- дата виходу на роботу.

В особовий рахунок вноситься інформація про відпустки та переміщення працівника. Особовий рахунок має характер накопичувального реєстру і відкривається на рік. На підставі даних минулого місяця, що внесені в особовий рахунок, та даних первинного обліку поточного місяця формується розрахунково-платіжна відомість ф. П-49.

Даний реєстр має комбінований характер, оскільки містить інформацію як щодо розрахунку заробітної плати (рядки «Нараховано до виплати», «Утримано та враховано», «Заборгованість за працівником», «Сума заробітної плати» тощо), так і стосовно її виплати (рядок «Разом до видачі», «розписка в отриманні»). Відомості складаються за обслуговуваними бюджетними установами та структурними підрозділами в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.

У разі застосування для розрахунку заробітної плати розрахункової відомості ф. П-51 особовий рахунок не ведеться. Зазначений реєстр обліку складається в одному примірнику в розрізі працівників структурного підрозділу та класифікаційних характеристик установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, за статтями:

- нараховано за видами оплат;

- утримано та враховано;

- заборгованість працівника;

- сума до видачі.

Окрім перелічених основних статей розрахункова відомість має особисту інформацію про кожного працівника, занесену у відомість (дата народження, сімейний стан, кількість дітей та утриманців), яка тим чи іншим чином впливає на визначення розміру суми до видачі. При відрядній формі оплати праці, що супроводжується великою кількістю первинних документів щодо обліку виробітку, як у першому варіанті, підрахунок заробітку виконується в накопичувальній картці (форми П-55, П-56), де фіксуються види робіт, номер наряду та інша інформація щодо виробітку. За третім варіантом розрахунок по заробітній платі здійснюється у спеціальному аркуші, що має назву «Розрахунок заробітної плати» (ф. П-52). Зазначена форма складається щомісяця на кожного працівника установи у двох примірниках за статтями:

- нараховано за видами заробітної плати;

- утримано за видами утримань, включаючи аванс за 1-шу половину місяця;

- сума до видачі.

Один примірник розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові установи під час виплати заробітної плати. На основі даних ф. П-52 складається платіжна відомість (ф. П-53).

Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрала дана бюджетна установа. Сьогодні застосовують дві форми розрахунків:

- через касу установи;

- через уповноважену установу банку.

При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу установи, слід чітко дотримуватись встановленого графіка виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи установи, що обслуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв'язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів відповідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підрозділ має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси бюджетної установи. Для оформлення розрахунків із заробітної плати використовуються вже відомі форми П-49 та П-53.

Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи (при цьому відповідно до листа Держказначейства України від 10.01.2002 № 19-091/25-258 цей вибір не регулюється органами Державного казначейства). При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.

На підставі розрахункових документів, оформлених відповідним чином, оформлюється головний реєстр синтетичного обліку щодо напрямку обліку заробітної плати і розрахунків з її приводу -- зведення розрахункових відомостей із заробітної плати ф. № 405 -- меморіальний ордер № 5. До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.). Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. У разі нарахування заробітної плати за рахунок коштів спеціального фонду вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду.

Відповідно до Інструкції Держказначейства України від 27.07.2000 № 68 «Про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» основною у практиці бюджетних установ є меморіально-ордерна форма, а саме її різновид «Журнал-Головна». Вона складається з головного уособлювального реєстру синтетичного обліку -- книги «Журнал-Головна» і 15 іменних меморіальних ордерів (далі М-О), а саме:

- М-О № 1 -- Накопичувальна відомість за касовими операціями (форма № 380(б));

- М-О № 2 -- Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (форма № 381(б));

- М-О № 3 -- Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціалізованого фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (форма № 382 (б));

- М-О № 4 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (форма № 408(б));

- М-О № 5 -- Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати (форма № 405(б));

- М-О № 6 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (форма № 406(б));

- М-О № 7 -- Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів (форма № 410(б));

- М-О № 8 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (форма № 386(б));

- М-О № 9 -- Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів (форма № 438(б));

- М-О № 10 -- Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення МШП (форма 439(б));

- М-О № 11 -- Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування (форма 398(б));

- М-О № 12 -- Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування (форма № 411(б));

- М-О № 13 -- Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (форма № 396(б));

- М-О № 14 -- Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ (форма № 409(б));

- М-О № 15 -- Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей (форма № 406(б)).

В управлінні праці та соціального захисту населення використовуються такі меморіальні ордери:

- М-О № 2 -- Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) (форма № 381(б));

- М-О № 4 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами (форма № 408(б));

- М-О № 5 -- Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати (форма № 405(б));

- М-О № 6 -- Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами (форма № 406(б));

- М-О № 13 -- Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (форма № 396(б));

Для операцій, що не фіксуються в межах зазначених меморіальних ордерів, застосовується меморіальний ордер форми № 274.

Меморіальні ордери складаються як на підставі окремих документів (М-О № 4, 6, 7, 8), так і на основі інформації, що її містить група однорідних документів (М-О № 5, 9, 10), у міру здійснення господарських операцій, але не пізніш як наступного дня після отримання документів. Кореспонденція субрахунків у меморіальних ордерах записується залежно від характеру операцій -- за формулою подвійного відбиття:

- за дебетом одного субрахунку і кредитом одного чи кількох із решти;

- за кредитом одного субрахунку та дебетом одного чи кількох із решти субрахунків.

У кінці місяця за меморіальними ордерами підбиваються підсумки. Зауважимо, що остаточні дані визначаються індивідуально щодо певних груп меморіальних ордерів. Так, з огляду на наявність елементів дублювання щодо операцій з руху готівкових коштів, розрахунків із дебіторами та кредиторами під час визначення позиції «Сума оборотів за меморіальним ордером» для перенесення у книгу «Журнал-Головна» виконують такі обчислення:

- оборотів із надходження готівкових коштів із реєстраційних (спеціальних, реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи, внесення готівкових коштів з каси на реєстраційні (спеціальні реєстраційні, поточні) рахунки під час перенесення підсумків руху коштів у касі з М-О № 1;

- сум операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи та за нарахованими доходами установи з М-О № 4, 6;

- суми операцій на реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунках установи за отримані установою продукти харчування з М-О № 7;

- суми операцій з руху коштів у касі установи з М-О № 8.

Оформлені належно меморіальні ордери підписують виконавець, особа, що перевірила меморіальний ордер, та головний бухгалтер.

Після процедури заповнення та остаточного оформлення меморіальні ордери реєструються у книзі «Журнал-Головна». Цю книгу починають (відкривають) щорічно (на початку звітного року), переносячи суми залишків за рахунками відповідного порядку на кінець минулого року книги «Журнал-Головна» та балансу виконання кошторису, і далі фіксуючи їх у книзі «Журнал-Головна» за звітний період як залишки на початок року.

Записи в систематичний реєстр синтетичного обліку здійснюються за субрахунками, однак згідно з рішенням головного бухгалтера облік може вестися і за рахунками третього, четвертого та іншого порядку. На початку кожного місяця до зазначеної книги заносяться залишки на субрахунках на початок місяця. Реєстрація меморіальних ордерів у книзі «Журнал-Головна» починається внесенням інформації до графи «Сума оборотів за меморіальним ордером», після чого здійснюється відображення даних меморіальних ордерів за дебетом та кредитом відповідних кореспондентських субрахунків. Перевірним рівнянням за такої форми реєстрації є таке:

Сума оборотів за всіма рахунками як за дебетом, так і за кредитом = Підсумок графи «Сума оборотів за меморіальним ордером».

З метою контролю точності записів за синтетичними та аналітичними рахунками на підставі даних реєстрів аналітичного обліку складаються обігові відомості. Обігові відомості за необоротними активами та МШП складаються щоквартально, а за іншими об'єктами обліку -- щомісячно. Перевірна формула, якою подається зв'язок аналітичного та синтетичного обліку, набуває такого вигляду:

сума оборотів субрахунку за обіговою відомістю = Сума оборотів у субрахунку за книгою «Журнал-Головна»;

сума залишку за субрахунком обігової відомості = Сума залишку за субрахунком книги «Журнал-Головна».

Наступним кроком у технології реєстрації облікових даних за меморіально-ордерної форми є формування на підставі даних книги «Журнал-Головна» обігової відомості за синтетичними рахунками, згідно з результатами якої і складається баланс виконання кошторису доходів і видатків.

Відповідно до Наказу Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114 фінансово-господарська діяльність бюджетних установ у системі бухгалтерського обліку має висвітлюватись відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку зазначених установ. Цей план рахунків мають використовувати всі установи та організації, повністю або частково утримувані за рахунок коштів державного чи місцевих бюджетів, а отже, він визначає їхню методологію обліку незалежно від галузевої належності.

Структура Плану рахунків досить гнучка: кожний клас рахунків має адресний характер щодо балансу виконання кошторису доходів і видатків та інших форм звітності. План рахунків містить 8 класів (із додаванням позабалансових рахунків), які разом налічують 43 синтетичні рахунки за 154 субрахунками 1-го рівня.

Очевидно, що створити уніфікований план рахунків для різнопрофільних бюджетних установ можна, лише побудувавши його за принципом сфери об'єднання, тобто включити до нього бухгалтерські рахунки, що їх використовують усі установи та організації, які визначаються як бюджетні. Проте використовувати такий план рахунків у повному його обсязі, безперечно, потреби немає, а тому кожна установа чи організація розробляє робочий план рахунків -- добірку синтетичних і аналітичних рахунків, призначених для відбиття господарської діяльності конкретного суб'єкта господарювання.

Робочий план рахунків розробляється під керівництвом головного бухгалтера. Формуванню остаточного варіанта передує аналіз методики відбиття трансакцій, а також номенклатури об'єктів обліку за попередні роки (відповідно до діючої нормативної бази), який здійснюють керівники структурних підрозділів бухгалтерської служби. Проекти окремих класів робочого плану рахунків передаються головному бухгалтерові для вивчення, перевірки та узагальнення. Головний бухгалтер, у свою чергу, вивчає питання можливого розширення діючого робочого плану рахунків, беручи до уваги план фінансово-господарської діяльності установи чи організації на майбутній рік. Окрім того, головний бухгалтер як представник апарату керівництва та управління визначає загальний рівень аналітичності інформації, яку потрібно отримати в результаті обробки в системі бухгалтерського обліку.

Розробляючи робочий план рахунків, головний бухгалтер має керуватися такими принципами:

- легітимності (відповідність нормативній базі бухгалтерського обліку бюджетних установ);

- повноти охоплення (суцільне охоплення операцій фінансово-господарської діяльності у їх відбитті);

- аналітичності (розкриття інформації у відповідних до потреб управління межах);

- зручності (логічність побудови).

Кількість синтетичних і аналітичних рахунків має визначатися масштабами діяльності суб'єкта господарювання і може налічувати від кількох десятків до кількох сотень. Як правило, під час розробки робочого плану рахунків загальний План рахунків, з одного боку, скорочується, а з іншого -- дещо розширюється.

Скорочення може зумовлюватися такими чинниками:

- специфікою галузевої діяльності -- під вплив цього чинника підпадають синтетичні рахунки 22 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі», 24 «Готова продукція», 25 «Продукція сільськогосподарського виробництва», 35 «Розрахунки із замовниками з авансів на науково-дослідні роботи», 63 «Розрахунки за виконані роботи», 72 «Доходи від реалізації продукції, виробів і виконаних робіт», 82 «Виробничі витрати», 42 «Результати виконання бюджетів», 69 «Кошти бюджетів» та деякі субрахунки;

- рівнем розпорядника коштів і порядком обслуговування коштів загального та спеціального фондів бюджетної установи чи організації -- до відповідної групи рахунків відносять 31 «Рахунки в банках», 32 «Рахунки в казначействі», 68 «Внутрішні розрахунки», 70 «Асигнування з державного бюджету», 71 «Асигнування з місцевого бюджету» цієї групи;

- масштабами діяльності установи -- до цієї групи відносять, як правило, рахунки 12 «Нематеріальні активи», 34 «Короткострокові векселі одержані», 50 «Довгострокові позики», 51 «Довгострокові векселі видані», 52 «Інші довгострокові зобов'язання», 60 «Короткострокові позики», 61 «Поточні зобов'язання за довгостроковими зобов'язаннями», 62 «Короткострокові векселі видані» та окремі субрахунки 1-го рівня.

Розширювати діючий План рахунків доводиться за відсутності рахунків, які необхідні для відбиття якогось специфічного виду діяльності. При цьому збільшення стандартної номенклатури рахунків може відбуватись як на рівні синтетичних рахунків, так і на рівні субрахунків 1-го та 2-го ступенів.